数字化时代的浪潮奔涌而来，电子信息正以爆炸式态势迅猛增长。而随着 2025 年《网络安全法》《数据安全法》《个人信息保护法》等法律法规的进一步落地实施，监管部门对违法违规行为的处罚力度显著加强。这意味着数据治理已成为企业治理的全新战场。

电子文件管理作为数据治理的核心环节，是提升工作效率、保障信息安全、促进团队协作的重要基石。一套规范有序的电子文件管理体系，甚至能助力企业提升 ESG 评级，进而在激烈的市场竞争中抢占发展先机。

本文将深入剖析电子文件管理的重要性，探讨其在提升工作效率、保障信息安全、降低违规成本等方面的具体落地路径。

电子文件管理的重要性

>> 员工层面

电子文件的有序管理能显著提升工作效率。合理统一的文件管理体系可帮助员工快速定位所需文件，更快投入到核心工作中。此外，共享文件夹的使用能降低团队沟通成本，减少重复劳动，有利于进一步提升员工的满意度。

>> 管理层面

高质量的电子文件管理体系可帮助管理层快速便捷地获取相关信息，同时从历史文件中获取参考、挖掘经验，助力决策规划，优化内部流程。

比如管理人员可以从历史文件库中看到 SDGs 的目标进展，获得基准对比数据，增强目标设定的可信度。

>> 经济层面

通过推行电子文件管理体系，推动纸质文件数字化转型，有效减少纸张消耗，直接降低范围 2 温室气体排放；还能降低文件柜的采购与维护、人工整理、保管、查询利用等环节的成本，从而实现降本增效，进而带来了一定的经济效益。

而且清晰的文件结构能直观展示工作进度，方便资源灵活调整与重新分配。比如通过结构化数据看板实现 ESG 关键指标（如碳排放数据）的实时追踪。

>> 社会层面

公司文件管理的重要性在于满足法律法规的一系列监管要求，其中包括隐私和数据保护法、税收和会计法规以及行业特定要求，良好的电子文件管理机制是保护敏感信息的第一道屏障。此外，对于法律法规要求严格的行业，完整文件链的可追溯性更是合规的关键。

电子文件管理的现状

>> 管理制度不健全

大多数企业对电子文件管理缺乏系统性规划，未建立专门的电子文件管理制度，未对电子文件的形成、收集、整理、鉴定、移交及电子档案管理等环节作出明确规定，导致电子文件管理工作随意性大，电子档案杂乱无序。

>> 电子文件管理技术开发不足

目前多数企业的电子文件归档和电子档案管理工作仍不能适应低成本、高效率运转的需要，主要表现在电子文件归档鉴定采用人工干预方法，效率低、准确性差；电子档案利用检索技术依赖关键词匹配方法，无法满足档案信息多维快速的检索需求等。

>> 电子文件存储格式不规范

电子文件格式繁杂多样，在线归档时应采用或转换为符合长期保存要求的电子档案存储格式。

>> 员工数字素养不足

受传统工作方式影响，不少员工的惯性思维根深蒂固，思想观念较为保守，对企业数字化转型缺乏认同与理解。电子文件管理作为企业数字化转型的重要一环，员工要么因文件管理缺乏系统性规划导致文件杂乱，要么因文件管理打破原有工作习惯而产生抵触心理。

对策和建议

>> 完善制度规范建设

建立电子文件全生命周期管理制度：企业可参照 GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》和 ISO 15489 的要求，建立并完善各项制度及标准化流程，统一文件编号与命名规则、分类体系及存档标准，确保全员严格遵守。

其中，企业文件的编号与分类规则是提升文件管理效率的核心环节。那么，如何设计一套有效的文件编号与分类规则？需重点考虑以下关键因素：

① 文件夹层级结构：需基于公司组织架构与业务流程，构建清晰的文件夹层级结构。必要时可开展内部调研，结合调研结果优化层级结构设计，使其更贴合实际需求。例如，可采用“部门-项目类型-客户-年度”的逻辑设计层级结构。

② 文件编号规则：需制定统一且易懂的编号规则，通常采用字母与数字组合的形式。例如，"202601001-HR"可表示人力资源部 2026 年 01 月的第 1 份文件（"202601"代表年份与月份，"001"为文件序号，"HR"为人力资源部缩写）。

③ 规则设计原则：需遵循灵活性、统一性与易读性并重的原则。编号应避免使用晦涩代码，确保全员能一致遵循；同时需兼顾未来扩展性，为可能的规则调整预留空间。

>> 制定专业的电子文件归档范围

企业电子文件归档范围应涵盖各类结构化与非结构化数据，以及以独立文档形式存在、具有保存价值的信息记录。根据GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》第 6.1 条规定，电子文件的归档范围应包括：

① 反映单位职能活动、具有查考和保存价值的各门类电子文件及其元数据应收集、归档。

② 文书类电子文件归档范围按照《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等执行。

③ 照片、录音、录像等声像类电子文件归档范围参照 GB/T11821—2002 执行。

④ 科技类电子文件的归档范围按照 GB/T11822—2008、DA/T28—2002（已被 DA/T28—2018 代替） 等标准执行。

⑤ 各种专业类电子文件归档范围按照国家相关规定执行。

⑥ 邮件类电子文件的归档范围按照 DA/T32—2005（已被 DA/T32—2021 代替） 等标准执行。

⑦ 网页、社交媒体类电子文件归档范围可参照《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》执行。

>> 明确电子文件存储格式

企业应根据所保管的不同类型的电子档案确定相对应的存储格式，选择存储格式应遵循国内自主知识产权标准优先、国外开放标准其次、源格式与交换格式并存的原则。

GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》第 8.3 条对电子文件的归档格式要求如下：

>> 定期审查与培训

通过开设针对性培训课程、借鉴行业最佳实践、规范使用现有工具，以及将电子文件管理纳入员工绩效评估流程等方式，帮助员工深刻理解文件管理的重要性，强化对电子文件管理不善引发风险的认知。

同时需定期评估电子文件管理体系的实施效果，动态调整电子文件管理体系以适应不断变化的法规和业务需求。这不仅能保障体系的高效运行，更能在全公司范围内培育形成高效的文件管理文化。

>> 先进技术工具的运用

结合公司实际需求与成本管控目标，可按需选择并定制管理系统与工具，通过数字化工具、访问控制机制及备份策略，实现知识留存、降低物理存储成本、保障信息安全；同时通过权限分级管理降低敏感数据泄露风险，避免 ESG 评分受影响。例如云存储、文档管理系统、共享协作平台及数据备份工具等。

>> 设置 ESG 文件专项管理模块

① 通过开发 ESG 数据采集器，自动抓取碳排放报告、员工权益记录等关键文件。

② 设置 ESG 文件冻结区，锁定年度 ESG 报告相关原始凭证，防范数据篡改风险。

③ 建立审计追踪日志，记录 ESG 关键文件的访问、修改、删除操作。

④ 构建企业级 ESG 数据湖，降低数据孤岛导致的重复验证成本。

文件管理体系的有效性评估

可以通过各种关键绩效指标 (KPI) 来评估文件管理体系的有效性。一些常见的 KPI 包括访问和搜索文件的难易程度、遵守管理政策的程度、搜索和检索文档所花费的时间、员工对文件管理的满意度、遵守法律和监管规定的程度以及文件管理的总成本等。

写在最后

总之，电子文件管理作为信息化浪潮中的基础架构之一，其重要性和价值不容小觑。若电子化管理不到位，不仅可能导致合规风险、数据泄露、审计失败，还可能引发业务中断、效率低下和声誉损失，成为企业运营中的重大痛点与难点。随着技术的不断进步，探索并应用更多创新的电子文件管理解决方案，将成为企业和个人持续成长的关键。

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